三种场景,带你了解看板使用方法

2018-05-07 10:15:00
一森科技
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许多伙伴都通过Scrum敏捷工作法了解了看板,但其实看板并不是源于Scrum,而是早期源自丰田精益生产理念中“及时生产”(JIT,just-in-time)系统的工具。最开始是利用看板在各工序、各车间、各工厂以及与协作厂之间传送作业命令,使各工序都按照看板所传递的信息执行,以此保证在必需时间制造必需数量的必需产品,最终达到及时化生产的目的。

看板能够如此使用,主要因为看板具有以下三点特征:

1、可 视 化

看板,顾名思义,一定可以通过看来达到传递信息的目的。它可以是某种“板”,如卡片、揭示牌、电子显示屏等,也可以是能表示某种信息的任何其他形式,例如彩色乒乓球、容器位置、方格标识、信号灯等。

2、协 同 性

看板在团队、企业使用环境中,可以作为一种团队任务的协同工具存在,让团队成员即时了解任务的内容与进度。

3、全 局 性

在看板上可以看到各工序的分布,以及进展,不至于只盯着时间日程,或只顾着琐碎的事件,而去更好的聚焦任务的本身的目标,适合作为长期或者日常规划工具,适合那些需要灵活设定的项目,并且需要逐步跟进的任务。

通过看板的这三点优势,不仅使看板在世界各地制造企业中被广泛应用,也逐渐进入到我们的日常工作中。让我们更清楚明白的了解工作,提高团队协作效率。


那么看板在团队协作中会有哪些用法?在一森看来,除了制造业利用看板在车间监控工作进度外,在许多公司中,有以下几种常用方法:

1、在Scrum敏捷开发中

之前也提到,许多人都是通过Scrum敏捷开发认识到看板的。不容忽视看板在敏捷开发中具有非常重要的作用。Scrum通过将精益生产实践背后的可视化管理理念借鉴过来,经过一番改造,形成了有自己独特风格的可视化管理工具。


在敏捷软件开发中,项目的可视化(例如在墙壁上放置任务卡片就是常见的实践)往往被叫做“任务看板”。在看板上,任务用卡片(便利贴)来代表,把卡片贴在看板中的不同区域来象征任务的状态。


这些区域被标注为“ToDo”、“Doing”和“Done”(标注的名称可能因情况而异,比如进行中(In Progress)、已测试(Tested)、已验收(Accepted)、停滞中(Blocking)等等)。这样的看板有利于可视化地通知任务并限制在处理中的任务数量。


与精益生产不同的是,这里不再出现“工序”(上游或者下游),取而代之的概念是“迭代”。对于每一次迭代,都通过把一个大的用户故事分解成一个小的能够在一定周期内完成的用户故事,对应相应的任务,并把它们贴在面板的ToDo区域中。通常情况下,一块看板反应了一个迭代周期中的计划和任务进展情况。

这样一个简单的管理工具,能够帮助我们消除开发浪费、解决项目进度管理中的诸多问题。

2、在项目管理中

同样,借鉴精益生产实践和敏捷软件开发背后的管理理念,将看板应用于工作中的任务管理也是经常被团队使用的方法之一。


同样一块看板,当人们根据项目的不同来划分时,看板就会出现一个不同于Scrum的用法。例如一个HR将看板分为多个不同列表,这些列表表示“人事管理”“薪酬计算”、“员工入职”等等,接着将对应事项的手头工作填写在卡片中,并通过把卡片贴在看板中的不同列表来象征任务处于不同项目中,当每增加或完成一项任务时,卡片中的任务状态就发生改变。


通过看板这一可视化管理工具,能够将任务的执行进展以形象具体的方式展示出来,方便个人有序的管理自己手头工作,不会忘掉任务,也不会同时进行多个任务而令自己陷入混乱;对团队来说,便于团队协作成员知晓任务的情况,更好的配合开展协作;对领导层来说,也便于领导及时了解任务的进展,而不会担心工作得到落实与否。

3、在GTD中

除了Scrum和项目管理之外,看板还可以演绎出任务管理的更多使用方法。比如在看板中加入GTD(Getting Things Done高效时间任务管理)元素,将看板中“ToDo(待办)”那一列的任务内容单独拎出来,就形成个人当前时间段的“Todolist (待办事项列表)”!

读过戴维·艾伦《搞定》一书的朋友应该都知道,GTD的核心理念就是清空自己的大脑,不让自己处于被迫多线程任务的状态中。就像从小我们每个人都曾认为自己会成为拯救世界的英雄一样,高估自己其实是每个人都会有的情况。认为自己拥有同时处理多线程任务处理能力的人也许是现代生活中被过高评估的一项能力。


俄亥俄州立大学的一项研究显示,只有3%的人是“超级工作者”,而其他人只是自称有多任务处理能力罢了。所以想要更加快速高效率的完成任务,绝佳的方法就是在看板中应用GTD。看板可以协助你及时记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。


每当接到新的任务指令时,及时在“ToDo”列表中添加卡片,记录下来,每完成“Doing”列表任务后,重新安排新的工作计划时,就到“ToDo”列表挑选、安排优先级较高的任务卡片,放到下一阶段去执行。


这个过程中应用GTD的理念,在安排工作计划时,考虑任务的优先级。可以通过对任务的重要程度、紧急程度两个维度来判断任务的优先级。因此添加任务卡片时,也可以尝试在看板上用颜色、数字或其他标签标记优先级,以便安排工作计划时能够有所依据,更为合理。

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