可视化工作流程 - 看板管理知识

摘要：工作流程的可视化对一个团队的成功而言至关重要，也是看板方法中最重要的方面。可以说，它之所以能对团队产生立竿见影的影响，最主要的原因是它能够实现信息的透明化。当所有的工作任务都显示在共享的看板上时，每个人都能清楚地知道有哪些任务需要完成、谁正在负责哪项工作，而且根据看板的具体设计，人们还能大致预测出各项任务预计完成的时间。

从项目经理的角度来看，他们也能获得同样的好处：他们能够清楚地了解各项资源被用在了哪些方面，哪些工作真正耗费了团队的大部分时间；更重要的是，他们能够发现那些流程中的瓶颈，并采取措施加以解决。

还有另一个原因，说明为什么熟悉看板管理首先要从流程可视化开始：你需要清楚地了解自己目前的运作方式，弄清楚为什么事情要以这种方式来处理，这样才能在后续阶段做出明智的决策，从而找到改进的方法。

如何将自己的工作流程可视化呢？

工作流程是指任务或产品从开始执行到完成过程中所需要经历的一系列特定步骤。从更抽象的角度来看，工作流程也意味着实际的工作内容会按照这一序列依次进行。

人类处理视觉信息的能力远胜于其他任何沟通方式。在看板管理中，工作流程的可视化意味着将各项具体的工作步骤对应到看板板面的不同列中，并跟踪这些工作项在各个步骤中的进展情况。你只需通过几个简单的步骤，就能实现对自己工作流程的可视化展示。你可能会感到惊讶：仅仅为工作流程的各个阶段起名称这一简单行为，就能揭示一些你此前未曾意识到的关于自己工作流程的事实。

步骤1：识别价值流

价值流映射是指团队或个人在完成某项工作过程中，对那些能够增加价值的具体步骤进行命名的一种方法。无论具体的工作流程如何，总会有一系列活动在起作用：这些活动通过执行某些能够提升材料价值的操作，将某个物品、文件或原材料转化为最终产品。

价值流为人们提供了清晰的指导，帮助人们明确应该重点关注哪些行动，哪些行动应该被尽量减少。因为那些对最终客户来说毫无意义、也无法增加企业收入的行动，其实只是一种浪费罢了。

例如，让我们以制作一把椅子这一过程为例来进行分析。首先，木匠会购买一块木材，然后对其进行测量和切割，接着对其进行加工、粘合并组装成一把椅子，最后再给椅子涂上油漆并将其出售。通过这些步骤，原本价值仅为5美元的木材最终会被加工成一把价值50美元的椅子。

步骤2：明确工作范围

一旦你了解了自己的价值流，就需要确定其中哪些环节是你能够控制的、想要重点关注的，并将这些环节在看板上进行可视化展示。如果价值流就像一张地图，那么你现在就需要在这张“地图”上找出自己最常涉及的那些环节，并将它们标出来。一个不错的选择就是那些重复性较高的环节，因为这些环节通常涉及特定的员工群体。参与这些工作环节的员工范围越狭窄、越统一，工作管理就会越简单。尽量避免将那些这个特定团队既没有发言权也没有影响力的事情纳入价值流的流程中，因为这样做只会导致不确定性、混乱以及延误。

例如，对于一家软件开发公司而言，其价值流可能从合同谈判开始，接着是编码阶段，最后以项目文档的编写和项目交接结束。在合同谈判阶段，开发人员并不需要了解工作的具体进展情况。此外，项目交接是针对每个项目单独进行的，而在编码阶段，则会反复进行功能实现与测试等环节。因此，你可能会决定只关注编码环节，并将其划分为“功能需求提出”→“编码中”→“测试中”→“完成”这几个步骤，确保客户提出的每一个功能需求都能按照这一流程得到处理。

步骤3：将工作流程的各个阶段对应到看板上的不同列中。

一旦你明确了价值流及其范围，接下来就需要将其可视化。你可以准备一块白板——既可以是普通的白板，也可以是电子式的看板，或者只是在办公室的墙上划出一个区域即可。然后将这个区域分成若干列，从左到右分别对应工作流程的各个阶段。在每列的顶部标注出该阶段的名称。如果你有多个团队或项目在执行相同的流程，那么可以横向划分这些列，从而创建出“泳道”。最终，你应该会得到如下所示的效果：

这是你的第一块看板，请务必将其放置在所有相关人员都能轻松访问的地方。办公室的走廊或在线平台通常是常见的选择。现在你已经差不多可以开始将工作项以看板卡的形式放置到这块看板上了。

步骤4：明确工作类型，以及对于这些工作来说，“完成”意味着什么。

一旦你的看板布局准备就绪，你就需要确定那些将会在看板上流动的工作项的类型和类别。

这些是实物产品、常规性任务，还是两者的混合体？每一类任务分别需要满足哪些前提条件？工作项目是否需要经过初步审批，或者必须遵循某些既定标准？此外，在那些需要进行工作交接的阶段——尤其是最终阶段——究竟每种类型的工作在完成之前需要满足哪些条件才能被视为真正完成？

在确定了这些工作类型之后，为每种类型的工作分配一种颜色，以便让它们之间的区别一目了然。同时，一定要让团队了解每种颜色的含义，以及你对“已完成工作”的定义是什么。

例如，在大多数情况下，软件开发团队会处理两种类型的工作：“客户请求”与“问题报告”。客户请求会用黄色卡片来标记，这类请求必须直接来自客户本人；而红色卡片则代表“问题报告”，这类报告可以由客户提交，也可以由内部团队提出。对于这两种类型的工作而言，当标记为“已完成”时，意味着相应的请求已经得到处理，并且在过去的15天内没有出现任何投诉。

步骤5：为每种类型的工作选择相应的卡片模板。

接下来，对于每一种类型的工作，都需要确定哪些信息是必不可少的，哪些信息应该被记录在相应的卡片上。看板系统具有很强的可视化特性，除了通过使用不同颜色的卡片来区分信息外，为不同类型的工作准备不同的卡片模板也是非常有帮助的——这样能够更突出地显示相关信息，从而便于信息的共享与汇报。

例如，对于“客户请求”，重要的信息可能包括原始请求的副本、预期的完成日期以及预算信息；而对于“问题报告”，这些重要信息则可能包括对问题本身的详细描述、重现该问题所需的具体步骤，以及报告该问题的人数等相关数据。

步骤6：将工作任务记录在看板卡片上

现在你应该已经了解了各种卡片的颜色与格式了，那么就可以开始将你的想法可视化了吧。准备一些色彩鲜艳的卡片，按照你喜欢的格式对它们进行整理，然后把各项任务分别记录在相应的卡片上。

现在，根据这些卡片当前所处的工作阶段，将它们粘贴到表格中相应的列中。在每一列内部，需要按照卡片的优先级对它们进行排序——最紧急的卡片应该放在最上面，其次是最紧急的第二张卡片，依此类推。这种排序方式解决了传统优先级排序方法所存在的问题：即“如果所有事情都被视为紧急事项，那么实际上就没有哪件事是真正紧急的”。

步骤7：跟踪工作流程，并定期审查相关流程。

在各项工作项在处理流程中不断移动时，跟踪它们的状态能够帮助所有人及时发现存在的瓶颈、障碍，以及团队在哪些方面承担了过重的任务。因此，将看板放置在一个所有人都能看到的地方是至关重要的。让所有人都能自由访问这个看板，有助于促进团队之间的良好沟通，也让每个人都能清楚地了解其他成员的职责及工作安排。

同时，也要注意那些逐渐出现在流程中的变化。为了让这个看板继续成为一种有效的辅助工具，它必须保持信息的准确性；因此，当流程发生修改时，必须及时在看板上反映这些变化。始终确保看板所展示的信息与实际流程保持一致，这样才能为团队提供最大的帮助，真正减轻他们的工作负担，而不是让这个看板仅仅成为管理层用来记录任务清单的工具而已。

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